영화 어벤져스 시리즈를 보면 아이언맨 토니 스타크가 허공에 컴퓨터 화면을 띄우고, 블랙 위도우 나타샤 로마노프는 각 국가, 심지어는 외계에 존재하는 히어로와도 홀로그램 화상회의를 한다. 영화는 영화일 뿐, 가상세계를 그린 픽션이기에 가능하다 생각했던 일들이 어쩌면 조만간 현실이 될 수도 있게 됐다.

홀로그램, 가상현실과 증강현실이 MICE 산업에 빠르게 접목되고 있다. 코로나19로 집합에 제한이 생기면서 줄줄이 취소됐던 행사를 하반기까지 끌고 갈 수 없어 화상회의는 물론, 웹 세미나, VR, AR, AI, 홀로그램 등 대면을 최소화하기 위한 기술을 행사에 적용하고 있기 때문이다. 대체재로 선택되긴 했지만 기존에 선보이지 않았던 기술들이 적용돼 많은 MICE 관계자들은 미팅테크놀로지가 MICE의 패러다임을 바꿀 수 있으리라 기대를 내비치고 있다. 대면 비즈니스의 정점인 MICE 산업에 비대면의 뉴노멀 패러다임이 등장한 가운데 미팅테크놀로지가 적절한 돌파구가 될 수 있을까?

위드 코로나의 대책 필요한 MICE 업계
코로나19의 여파로 MICE에도 뉴노멀이 자리 잡았다. 대면, 집합, 베뉴 등을 키워드로 부가가치를 창출했던 MICE 기획자들에게는 다소 받아들이기 어려운 ‘비대면’의 뉴노멀이다. 그러나 코로나19 이전의 상태로 돌아가기에는 너무 멀리 돌아왔다. 이제는 포스트 코로나가 아닌 ‘위드(With) 코로나’를 말 그대로 안고 가야 하는 상황. 이에 각종 미팅테크놀로지가 새롭게 등장하면서 비대면의 한계를 조금씩 보완해주고 있다.

MICE에 비대면이 적용된 가장 최근의 사례로 지난 7월 29일, 문화체육관광부와 한국문화관광연구원, 한국관광학회가 ‘코로나19 이후 관광정책 대응 전략 세미나’를 유튜브와 페이스북 온라인 세미나로 진행했다. 이후 8월 20일부터 22일까지 3일간 열린 ‘정선포럼2020’은 토론에 참여하기로 한 10명의 해외 연사의 입국이 불가하게 되면서 800여 명 규모의 하이브리드(온·오프라인 병행) 형태로 방향을 틀었다. 다가올 10월에 광주에서 예정됐던 ‘세계인권도시포럼’도 해외 연사들의 강연을 온라인으로 전환, 올해 10주년을 맞이해 어느 때보다도 의미가 많은 행사가 반쪽이 될 뻔했던 위기를 미팅테크놀로지를 통해 가까스로 면했다.

이처럼 코로나19로 어두웠던 MICE업계에 미팅테크놀로지가 한줄기 빛처럼 등장, 기술 수용도를 높이기 위한 움직임도 분주해지고 있다. ㈜제주국제컨벤션센터는 코로나19가 본격화된 직후인 지난 2월, 이미 센터 내 5000여 명이 동시 접속 가능한 무선 네트워크망을 구축했다. 수원컨벤션센터는 클라우드 기반의 영상회의 솔루션을 도입, 2021년에는 다자간 회의시스템 및 영상녹화장비의 구축을 앞두고 있다. 또한 콘래드 서울은 최근 보다 퀄리티 높은 행사를 위해 미디어월과 오디오, 카메라 등의 장비 업그레이드 작업을 진행했다. 콘래드 서울 객실 세일즈팀 송창훈 차장은 “코로나19 이후 온라인 미팅 문의가 많은데 특히 고화질 화소의 프로젝터와 웹캠 대한 수요가 높다. 호텔 입장에서는 온라인 화상 회의같은 경우 기존에 진행하던 방식에서 규모만 커진 정도라 기존의 시설, 설비를 업그레이드 하는 방향으로 하반기 행사유치를 위해 만전을 기하고 있다.”고 설명했다.

매년 급격히 성장하고 있는 미팅테크놀로지

미팅테크놀로지가 위드 코로나 시대의 대응으로 주목받고 있긴 하지만 사실 코로나 사태 이전부터 미팅테크놀로지는 각종 MICE 행사에 활용되고 있었다. 화상회의는 1984년 9월, 세종로청사와 과천청사를 연결하는 화상회의시스템을 설치함으로써 이미 2000년대 초반부터 활용되고 있었고, 가장 흔하게 이용되고 있는 모바일 앱 형태의 ‘EMS(Event Management Software)’도 최근에는 챗봇 기술이 강화, 질문 및 토론 기능까지 더해져 활발히 적용되고 있다. 수원컨벤션센터 홍주석 팀장(이하 홍 팀장)은 “2016년 수원에서 개최된 스마트커넥티드월드는 어플리케이션인 ‘벤플G(benple G)’를 통해 포럼 자료를 내려받을 수 있는 ‘버튼 인터넷’ 서비스를 제공했다. 버튼 인터넷은 버튼을 누르면 버튼에서 발생한 신호를 사용자의 앱에서 받아 정보를 제공하는 방식으로, 텍스트, 음성, 동영상 등 다채로운 콘텐츠를 전달할 수 있다. 벤플의 버튼 인터넷은 그간 사물인터넷을 구현하는 대표적인 기술인 NFC와 비콘의 장점을 결합한 것이 특징”이라고 미팅테크놀로지 적용 사례를 소개했다.

미팅테크놀로지라는 개념이 생소할 뿐 이처럼 국내에서도 새로운 기술들이 접목되고 있었다. 그러나 해외 사례에 비하면 아직 미미한 수준이다. 한국경제 기사에 따르면 미국 시장조사기관 마켓앤마켓 조사 결과, 세계 모바일 기반 회의기술 시장이 연평균 15~20%씩 성장해 2024년이 되면 약 115억 달러(약 14조 원)의 규모에 이를 것으로 예상했다. 여기에 AI, VR, AR 등을 포함한 전체 시장 규모는 1조 달러(약 1200조 원) 정도. 한국관광공사도 세계 미팅테크놀로지(EMS) 시장규모가 2019년 56억 9400만 달러(약 6조 343억 원)에서 2020년 114억 2900만 달러(약 13조 5148억 원)에 달해 1년 새 2배 이상 성장했다고 밝혔다.

국내의 경우 4차 산업 시대에 들어서며 미팅테크놀로지의 개념이 공공연하게 드러나기 시작했는데 그 배경에는 지난해 6월 한국관광공사가 발간한 미팅테크놀로지 가이드가 있다. 한국관광공사는 국내의 경우 미팅테크놀로지 인식 수준과 활용도가 낮고 실제 활용사례도 불충분, 국내 MICE 산업이 성장 정체기에 들어서 변화하고 있는 개최환경에 대응하기 위해서는 주최 및 기획자들의 스마트워크(Smart Work) 실현이 필요하다고 판단해 가이드를 발간했다. 가이드는 한국관광공사 K-MICE 홈페이지에서 확인할 수 있다.

주최자부터 참가자, 바이어까지 모두에게 활용도 높아
그렇다면 미팅테크놀로지는 무엇일까? 가이드에 따르면 미팅테크놀로지라는 용어는 2010년대 들어 본격적으로 사용, 스마트폰 대중화에 따른 온라인 기반의 어플리케이션, SNS, 인터넷 사용자의 증대와 깊은 연관성이 있다. 미팅테크놀로지의 가장 큰 특징은 실시간 소통, 데이터 수집, 온라인 기반 정보 제공과 같은 기능을 갖는다는 것과, 주 사용자가 행사 주최자부터 참가자, 바이어, 시설 운영자까지 모두를 아우른다는 점이다. 활용의 장점으로는 행사 기획 및 운영에 소요되는 시간 단축, 참가자 데이터 수집 효율성 증진, 온라인 기반의 회의 콘텐츠 제공, 주최자와 참가자 커뮤니케이션 활성화 및 편의성 도모 등이 있다.

결론적으로 미팅테크놀로지는 ‘주최자와 기획자의 효율적인 행사 운영과 참가업체 및 참가자의 참가 목적 달성을 위해 행사 전반에 활용되는 기술’로서 MICE 행사 개최 전-중-후 모든 단계에 사용되고 있다. 미팅테크놀로지의 등장 배경은 초연결과 초지능 특징을 갖는 4차 산업혁명, 스마트관광의 발전에 두고 있다. 이에 포괄적으로는 컴퓨터 기반의 정보 제공, 처리, 이용을 돕는 시스템 ‘정보기술(IT)’과 통신과 정보처리를 포함해 변환, 저장 등이 추가된 형태의 ‘정보통신기술(ICT)’ 크게 두 가지로 구분된다.

로봇이 사회보고 LA 현지에서 강연을
홀로그램과 안내로봇을 미팅테크놀로지로 성공적으로 활용한 케이스로 꼽히는 것이 지난해 12월, 수원컨벤션센터에서 진행한 Korea MICE Awards & Conference 2019(KMA)다. 당시 행사 기간 중 마이스대상 시상을 AI 안내로봇이 맡아 사회자의 역할을 담당했다. 수상자를 호명하고 직접 상을 수여, 동시에 보조 로봇으로 행사의 진행을 도왔다. 여기에 기조강연 및 토론 패널로 참가한 미팅테크놀로지 전문 컨설팅 기업 DAHLIA+Agency의 달리아 엘 가자르(Dahlia El Gazzar) 대표가 미국 LA 현지에서 홀로그램으로 등장, 강연 이후 토론도 행사장의 실존 패널 두 명과 실시간으로 진행했다. 해당 프로그램은 유튜브와 페이스북으로 생중계돼 행사장에 방문하지 못한 참석자들과도 모바일 앱을 통해 Q&A를 실시하기도 했다. 당시 행사에 참석했던 이들은 직접 눈으로 확인한 미팅테크놀로지의 발전 수준에 연신 감탄을 금치 못했다고.

홍 팀장은 “MICE 산업에 있어서 미팅테크놀로지의 영향력은 절대적이다. 인공지능, 사물인터넷(IoT), 빅데이터, 드론, 홀로그램, VR, AR, 비콘, 안면인식기술, 프로젝션 매핑, 챗봇 등 무수히 많은 기술들이 사용되고 있다.”고 이야기하며 “MICE에 가장 빠르게 적용됐던 기술은 어플리케이션이었다. 어플리케이션은 행사 참가자에게 정보를 제공할 뿐만 아니라 적극적인 참여를 유도, 이에 더해 네트워킹 기능까지 더해줬다. 한편 MICE 베뉴에서 활발히 사용되고 있는 것은 AR과 VR이다. 가장 대표적인 활용 방법으로는 직접 센터에 방문하지 않고도 보고 답사하는 느낌을 가질 수 있도록 안내하는 것이다. 이때 센터 주변까지 안내하고 있어 시간과 비용이 들지 않는 답사가 가능, 전 세계의 많은 센터들이 앞 다퉈 증강현실과 가상현실을 만들고 있다.”고 현재 MICE 산업에 적용되고 있는 기술들을 소개했다.

한편 최근 다양한 MICE 행사에서 홀로그램 생중계로 업계의 이목을 끌고 있는 엠더블유네트웍스 성민욱 대표(이하 성 대표)도 “시장에서 가장 쉽게 생각해볼 수 있는 미팅테크놀로지는 어플리케이션이다. 주로 관에서 하는 공공기관 행사보다는 학술대회에서 EMS를 활발히 활용해 왔고, 와우 포인트로 활용했던 것은 드론이나 로봇, 프로젝션 맵핑 정도”라고 이야기했다.

“미팅테크놀로지, 행사 기획자에게 있어 

 새로운 기회 요소로 작용할 것” 

  수원컨벤션센터 홍주석 팀장

Q. 그동안 MICE 산업에서 미팅테크놀로지의 기술과 역할은 어떤 흐름을 거쳐 왔나?
용어가 생소할 뿐이지 사실 미팅테크놀로지는 MICE 행사에서 다방면으로 활용돼왔다. 그러나 화상회의, AR, VR, 파사드맵 정도로 사용이 제한적이었다. 그동안 MICE는 인적 인프라를 토대로 성장한 대표적인 산업이기 때문에 기존에 해오던 정형화된 업무 프로세스로 기술 도입에 적극적이지 않았기 때문이다. 그러나 4차 산업혁명 시대가 도래하면서 전 세계 산업 전반은 이제 테크놀로지와 융합된 흐름을 받아들이지 않을 수 없게 됐다. 코로나19와 같은 상황으로 기술력도 빠르게 성장하고 있고 그만큼 진입장벽이 낮아져 행사 주최 업체들의 수용태세도 갖춰지고 있는 모양새다.

Q. MICE 산업에 있어 미팅테크놀로지의 활용이 갖는 의미는 무엇이라 생각하나?
미팅테크놀로지는 행사 주최자, 컨벤션센터 및 CVB, 참가자, 참가업체에 매우 중요 요소로 자리매김하고 있다. 먼저 행사 주최자에게는 실시간으로 행사 정보를 전달하고 다양한 방법으로 데이터를 수집, 분석할 수 있게 해준다. 또한 매뉴얼적 업무 처리 시간을 줄여주고 컴퓨터와 온라인 기반의 실시간 소통을 통해 업무의 오차 범위를 줄여준다.

컨벤션센터, 그리고 CVB에 있어서도 온라인을 통해 주요 MICE 인프라, 관광지, 숙박시설, 쇼핑시설 등의 정보를 물리적 제약 없이 전 세계 고객에게 전달할 수 있다. 참가자와 참가업체는 목적 도시, 행사장, 행사 등을 직접 보지 않고 온라인을 통해 정보를 습득, 상호 비교할 수 있다. 무엇보다 미팅테크놀로지는 관계된 모든 이에게 시간과 비용을 절감해줄 수 있는 효과를 주며 친환경적인 요소가 강해 그린 MICE 실현에도 최적이라고 본다.

Q. MICE업계에서 가장 활발히 사용하는 미팅테크놀로지는 무엇인가?
일반적으로 가장 활용도가 높은 것은 아무래도 챗봇이다. 과거 일일이 PCO나 PEO 직원에 전화 문의를 통해 해결했던 단순 질의응답을 챗봇을 통해 상당 부분 해결하고 있기 때문이다. 실제로 국제회의 같은 대형 행사들이 유치되면 많은 곳에서 몇천 가지가 넘는 갖은 문의가 들어온다. 교통편에서부터 시작해 주변에 인프라가 무엇이 있는지, 시설 내 편의공간들은 어디에 마련돼 있는지 등 비교적 단순한 답변을 그동안 직원들이 24시간 돌아가며 담당해왔다. 하지만 이제는 그동안 받아왔던 질문들을 정리해 챗봇에 입력시켜놓고 챗봇으로 해결이 되지 않는 문의만 담당하는 최소한의 인력을 배치, 나머지 인력을 세이브 할 수 있게 됐다.

Q. 최근 주목하고 있는 미팅테크놀로지 기술이 있다면?
개인적으로 최근 관심을 가지고 있는 것은 미디어 파사드다. 미디어 파사드처럼 시각적으로 시선을 끌 수 있는 매력물은 그만큼 광고 효과가 따르기 때문이다. 특히 이러한 미팅테크놀로지들은 국제행사를 유치하는데 어필 포인트가 된다. 실제로 2017년 평창동계올림픽 붐업을 위해 서울과 경기도, 강원도가 협업한 프로젝트 중 하나로 고양 어울림누리 아이스링크장에서 ‘8월의 ICE FESTA IN GYEONGGI’ 행사를 진행한 바 있다. 이때 프로젝션 매핑 기술을 활용했는데 반응이 상당히 뜨거웠다. 프로젝션 매핑은 대상물의 표면에 프로젝터로 영상을 투사하는 기법으로, 행사장 내·외부 벽이나 오브제 등 다양한 대상에 영상을 투사, 화려한 효과를 연출한다. 디스플레이 장치가 없는 곳이나 설치하기 어려운 곳에도 영상을 재생할 수 있어 앞으로 홍보를 위한 미팅테크놀로지로 주목해볼 만한 것 같다.

Q. 현재 미팅테크놀로지의 기술력은 어느 정도인지 궁금하다.
기술의 변화 속도는 따라잡을 수 없을 정도다. 올해 초에 나왔던 기술이 6개월 새에 또 새로운 형태로 업그레이드되는 수준이다. 이를테면 줌(Zoom) 같은 경우에는 물론 아직 완벽한 단계는 아니지만 해외 연사가 말하는 동시에 실시간으로 자동 번역까지 가능해졌다. 또한 미팅테크놀로지의 한계 중 시청자와 상호작용(Interaction)이 되지 않는다는 점인데 이제는 시청자들이 홍보 동영상을 볼 때에도 보고 싶은 시나리오를 선택, 테크놀로지를 직접 다룰 수 있도록 해 아쉬움을 보완하고 있다. 이처럼 기술은 앞으로도 소비자들의 불편한 점들을 빠르게 개선해 나갈 것으로 보인다.

Q. MICE에서 미팅테크놀로지의 활용 영역이 확대되기 위해 요구되는 것은 무엇이라고 생각하나?
MICE는 비즈니스 특성상 전통적으로 사람과 사람의 대면을 선호한다. 때문에 미팅테크놀로지의 도입이 제한적으로 이뤄져 왔다. 하지만 이제는 기획자들이 미팅테크놀로지의 기술이 어떤 것이 있고 어디에 어떻게 활용하면 효과적일지 기본적인 내용은 알고 있어야 하는 때가 됐다. 무엇보다 가장 중요한 점은 디지털과 친해지고 익숙해져야 한다는 것이다. 기술은 비전공자가 접근하기 어렵고 복잡한 것이 사실이지만, 꾸준히 미팅테크놀로지 정보를 가까이 하고 스스로를 정보 습득의 기회에 계속해서 노출시키는 것이 중요하다고 생각한다.

내일 익숙해질 듯 익숙해지지 않는 MICE 뉴노멀_

하이브리드와 미팅테크놀로지로 해답 찾다 - ②가 게재됩니다.

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익숙해질 듯 익숙해지지 않는 MICE 뉴노멀_ 하이브리드와 미팅테크놀로지로 해답 찾다 - ②